چگونه فایل اکسل را به PDF تبدیل کنیم

به‌طور مشارکتی نوشته شده با همکاری Luigi Oppido

تبدیل فایل اکسل به PDF این امکان را فراهم می کند تا هر کسی بتواند آن فایل را باز کند، حتی اگر برنامه‌ی آفیس بر روی رایانه‌اش نصب شده نباشد. این کار حتی امکان انتقال و چاپ صفحه‌های گسترده‌ی اکسل (Excel spreedsheet) را به سادگی فراهم می‌کند. برنامه‌ی اکسل این امکان را می‌دهد که مستقیما از داخل خود برنامه نسخه‌های PDF را ایجاد کنی، همچمین اگر برنامه‌ی اکسل را روی رایانه‌ات نصب نکرده باشی و بخواهی فایلی را به اکسل تبدیل کنی، می‌توانی از سرویس‌های آنلاین برای تبدیل فایل‌ات، استفاده کنی.

مراحل

روش 1 از 2:

استفاده از برنامه‌ی اکسل در سیستم‌عامل ویندوز

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b4\/Convert-Excel-to-PDF-Step-1-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-1-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b4\/Convert-Excel-to-PDF-Step-1-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-1-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   آن بخش از صفحه‌ی گسترده‌ای (spreedsheet) که می‌خواهی به فرمت PDF تبدیل کنی را، انتخاب کن (این کار اختیاری است). اگر فقط می‌خواهی قسمتی از صفحه‌ی گسترده (spreedsheet) را به فایل PDF تبدیل کنی، آن قسمت را انتخاب کن. در غیر‌این‌صورت، به مرحله‌ی بعد برو.

   • یادت باشد که برگرداندن فایل PDF به اکسل کار آسانی نیست، ولی روش تبدیل فایلی که در اینجا نشان داده می‌شود، طوری است که نسخه‌‌ی اصلی فایل (ورژن اکسل) حفظ می‌شود.
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/ba\/Convert-Excel-to-PDF-Step-2-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-2-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/ba\/Convert-Excel-to-PDF-Step-2-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-2-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   روی "File" (فایل) کلیک کن. اگر از نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل استفاده می‌کنی، "File" (فایل) را در menu (منو) پیدا کرده و روی آن کلیک کن.
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/fc\/Convert-Excel-to-PDF-Step-3-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-3-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/fc\/Convert-Excel-to-PDF-Step-3-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-3-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   روی "Export" (خروجی) کلیک کن. اگر از نسخه‌ی 2011 و یا نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل استفاده می‌کنی، "Save As" (ذخیره کردن به عنوان) را انتخاب کن.
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/02\/Convert-Excel-to-PDF-Step-4-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-4-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/02\/Convert-Excel-to-PDF-Step-4-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-4-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   4
   روی "Create PDF/XPS" (ساخت PDF/XPS) کلیک کن. اگر از نسخه‌ی 2011 و یا نسخه‌های قدیمی‌تر اکسل استفاده می‌کنی، گزینه‌ی "PDF" را از منوی کشویی "Save as type" (نوع فایل ذخیره به عنوان) در پنجره‌ی "Save As" (ذخیره به عنوان) انتخاب کن.
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f6\/Convert-Excel-to-PDF-Step-5-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-5-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f6\/Convert-Excel-to-PDF-Step-5-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-5-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   5
   روی .Options (گزینه‌ها) کلیک کن. این کار تو را به بخش تنظیمات فایل PDF‌ای که می‌خواهی ایجاد کنی، هدایت می‌کند.
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/dc\/Convert-Excel-to-PDF-Step-6-Version-4.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-6-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/dc\/Convert-Excel-to-PDF-Step-6-Version-4.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-6-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   6
   همه‌ی گزینه‌هایی که باید در فایل PDF اعمال شود، را انتخاب کن. در پنجره‌ی Options (گزینه‌ها) می‌توانی انتخاب کنی که خروجی فایل PDF مورد نظر شامل چه صفحه‌هایی باشد: فقط صفحه‌های انتخابی (Selection) مورد نظرت ، کل فایل (entire workbook) یا صفحه‌‌ی فعال (active sheet). همچنین می‌توانی انتخاب کنی که فایل PDF با همان مشخصات فایل اکسل (Document Properties) ایجاد شود یا خیر.

   • وقتی‌که تنظیمات مورد نظرت را انتخاب کردی، روی OK کلیک کن.
7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d9\/Convert-Excel-to-PDF-Step-7-Version-4.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-7-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d9\/Convert-Excel-to-PDF-Step-7-Version-4.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-7-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   7
   حالت‌های بهینه سازی فایل PDF را انتخاب کن (این کار اختیاری است). در بالای دکمه‌ی Options (گزینه‌ها) می‌توانی حالت‌های بهینه سازی فایل PDF را انتخاب کنی. بیشتر کاربران گزینه‌ی "Standard" (استاندارد) را انتخاب می‌کنند مگر اینکه حجم و اطلاعات صفحه‌ی گسترده فایل اکسل (spreedsheet)، زیاد باشد.
8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/01\/Convert-Excel-to-PDF-Step-8-Version-4.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-8-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/01\/Convert-Excel-to-PDF-Step-8-Version-4.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-8-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   8
   برای فایل خود، اسم انتخاب کن و آن را ذخیره کن. برای فایل PDF خود اسمی انتخاب کن و در کادر مورد نظر بنویس، سپس روی Publish (انتشار) کلیک کن تا فایل جدید با فرمت PDF ایجاد شود. (اگر از نسخه‌ی 2011 و یا قدیمی‌تر استفاده می‌کنی، روی Save (ذخیره) کلیک کن).
9. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/dc\/Convert-Excel-to-PDF-Step-9-Version-4.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-9-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/dc\/Convert-Excel-to-PDF-Step-9-Version-4.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-9-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   9
   فایل PDF را مشاهده کن. پس از آنکه فایل PDF ایجاد و ذخیره شد، به صورت پیش‌فرض باز می‌شود تا بتوانی محتوای آنرا مشاهده کنی. اگر نمی‌توانی فایل ایجاد شده را باز کنی، احتمالا به خاطر این است که برنامه‌ای برای باز کردن فایل‌های PDF روی رایانه‌ات، نصب نشده است.

   • امکان ویرایش فایل PDF ایجادشده وجود ندارد. درصورت نیاز به تغییرات، باید تغییرات را در فایل اکسل انجام دهی و سپس یک فایل PDF جدید ایجاد کنی.

روش 2 از 2:

استفاده از برنامه‌ی اکسل 2011 در رایانه‌ی مک

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/41\/Convert-Excel-to-PDF-Step-10-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-10-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/41\/Convert-Excel-to-PDF-Step-10-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-10-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   1
   مطمئن شو که هدر‌ها (headers) و پاورقی‌ها (footers) در همه‌ی صفحه‌ها یکسان باشند (این کار اختیاری است). اکسل 2011 تنها در صورتی کل صفحات را در یک فایل PDF ذخیره می‌کند که تمام هدرها (headers) و پاورقی‌ها (footers) یکسان باشند. اگر آن‌ها یکسان نباشند، به ازای هر صفحه، یک فایل PDF جداگانه ایجاد خواهد شد. البته بعدا می‌توانی به آسانی این فایل‌های جدا را با هم ادغام کنی.

   • تمام صفحه‌های (Sheets) ورک بوک (Workbook) خود را، انتخاب کن. صفحه‌ی (Sheet) اول را انتخاب کن، کلید shift (تبدیل) را نگه داشته و صفحه‌ی آخر را انتخاب کن. با این کار همه‌ی صفحه‌ها انتخاب می‌شوند.
   • در بخش Layout (طرح بندی صفحه)، روی "Header & Footer" (هدر و پاورقی) کلیک کن.
   • روی Customize Header (شخصی سازی هدر) و Customize Footer (شخصی سازی فوتر)، کلیک کن تا هدرها(headers) و پاورقی‌ها (footers) در همه‌ی صفحات (Sheets) ویرایش شوند.
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f2\/Convert-Excel-to-PDF-Step-11-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-11-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f2\/Convert-Excel-to-PDF-Step-11-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-11-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   2
   آن بخش از صفحه‌ی گسترده‌ای (spreedsheet) که می‌خواهی به فرمت PDF تبدیل کنی را، انتخاب کن (این کار اختیاری است). اگر می‌خواهی تنها قسمتی از صفحه‌ی گسترده (spreedsheet) را به فایل PDF تبدیل کنی، فقط همان قسمت را انتخاب کن. در‌ غیر‌ این‌ صورت، به مرحله‌ی بعد برو.

   • یادت باشد که برگرداندن فایل PDF به اکسل کار آسانی نیست، ولی روش تبدیل فایلی که در اینجا نشان داده می‌شود، طوری است که نسخه‌‌ی اصلی فایل (ورژن اکسل) حفظ می‌شود.
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/37\/Convert-Excel-to-PDF-Step-12-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-12-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/37\/Convert-Excel-to-PDF-Step-12-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-12-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   3
   در منو‌ی File (فایل) روی گزینه‌ی "Save As" (ذخیره با عنوان) کلیک کن. به پوشه‌ای که می‌خواهی فایل موردنظرت در آنجا ذخیره شود برو و برای آن یک اسم انتخاب کن.
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/66\/Convert-Excel-to-PDF-Step-13-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-13-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/66\/Convert-Excel-to-PDF-Step-13-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-13-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   4
   آیتم "PDF" را از منوی کشویی Format (فرمت) انتخاب کن. با این ‌کار یک نسخه از صفحه‌ی ‌گسترده (spreedsheets) به فایل PDF تبدیل و ذخیره شود.
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/64\/Convert-Excel-to-PDF-Step-14-Version-5.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-14-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/64\/Convert-Excel-to-PDF-Step-14-Version-5.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-14-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   5
   همه‌ی گزینه‌هایی که باید در فایل PDF اعمال شود، را انتخاب کن. در قسمت پایین پنجره‌ی نمایش داده شده، می توانی یکی از گزینه‌های "Workbook" (ورک بوک)، "Sheet" (صفحه) و یا "Selection" (انتخاب‌ها) را انتخاب کنی.
6. 
   6
   روی .Save (ذخیره) کلیک کن تا فایل PDF ساخته شود. اگر هدر‌ها (headers) با هم مطابقت نداشته باشند، برای هر صفحه (sheet) یک فایل جداگانه ساخته خواهد شد. توجه داشته باش که گاهی با وجود مطابقت داشتن هدر‌ها (headers) و پاورقی‌ها (footers) باز هم این اتفاق میفتد.
7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/96\/Convert-Excel-to-PDF-Step-16-Version-4.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-16-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/96\/Convert-Excel-to-PDF-Step-16-Version-4.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-16-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   7
   فایل‌های ‌PDF‌ای که مجزا ایجاد شده‌اند را ادغام کن (در صورت نیاز). در صورتیکه روند تبدیل و ذخیره‌ی فایل، منجر به تولید فایل‌های مجزا شد، می‌توانی به ‌سرعت و با استفاده از برنامه‌ی Adobe Acrobat Pro، آن‌ها را ادغام کنی.

   • پوشه‌ای که فایل‌های PDF در آن قرار دارند، را باز کن و سپس همه فایل‌هایی را که می‌خواهی ادغام شوند، را انتخاب کن.
   • گزینه‌ی "Create" (ایجاد) را از منوی File (فایل) انتخاب کرده و سپس روی "Combine Files into Single PDF" (ترکیب فایل‌ها به یک فایل PDF واحد) کلیک کن.
8. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/17\/Convert-Excel-to-PDF-Step-17-Version-3.jpg\/v4-460px-Convert-Excel-to-PDF-Step-17-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/17\/Convert-Excel-to-PDF-Step-17-Version-3.jpg\/v4-728px-Convert-Excel-to-PDF-Step-17-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"}
   8
   فایل PDF را مشاهده کن. فایل PDF ایجاد شده را با یک یا دوبار کلیک کردن، باز کن. این کار فایل موردنظر را در حالت پیش‌نمایش باز می‌کند تا بتوانی قبل از ارسال، آن را مطالعه کنی. امکان ویرایش فایل PDF ایجاد شده وجود ندارد. درصورت نیاز به تغییرات، باید تغییرات را در فایل اکسل انجام دهی و سپس یک فایل PDF جدید ایجاد کنی.